راهنمای نوشتن ایمیل دانشگاهی

در این بخش تمایل داریم راهنمای نوشتن ایمیل به اساتید، همکاران و سایر اساتید را برای شما تشریح نماییم. اگر چه نوشتن ایمیل از نوشتن نامه دانشگاهی کمتر رسمی تر به نظر می رسند اما با این حال برخی از نکات مهم برای ارتباط ایمیلی مناسب با اساتید دانشگاه، همکاران دانشگاهی وجود دارد. برخی از این نکات عبارتند از:

در ایمیل های آکادمیک بر جنبه محاوره ای ایمیل زیاد تاکید نکنید
استفاده از واژه های مودبانه و عذرخواهی ها، لحن مودبانه را گارانتی نخواهد کرد
پیام ها را تا حد امکان به اختصار بیان کنید. از اطلاعات شخصی برحذر باشید
از ضمایم پرحجم استفاده نکنید مگر در موارد ضرروی و درخواست شده.
مشخصات فردی که به آن ایمیل می نویسید را بدانید تا سطح رسمیت ایمیل را مشخص نمایید
از ایمیل های آکادکیک برای مکاتبات حرفه ای و دانشگاهی بهره بگیرید

اسامی در نوشتن ایمیل دانشگاهی

اگر واقعا نمی دانید اسم یک پروفسور را به چه صورت بیان کنید بهتر است آنرا به صورت فامیلی بیان نمایید مثلا Professor Jane Doeرا به صورت Professor Doe بیان کنید تا اینکه در پاسخ به ایمیل شما در امضا به چه صورت خود را معرفی کند. به عنوان مثال اگر در پاسخ ایمیل شما، خود را Jane Doe معرفی کند، شما باید ایشان را در مکاتبات بعدی Professor Doe خطاب قرار دهید ولی اگر Janeمعرفی کرد، شما می توانید در مکاتبات بعدی ایشان را Jane خطاب قرار دهید.

رسمی بودن نوشتن ایمیل دانشگاهی

ممکن است با استفاده از کلمات که می خواهیم wanna و می خواهیم gonna حرف بزنیم، اما ما آنها را نمی نویسیم مگر اینکه ما در حال گفتن یا گفتار صحبت کنیم. ما همچنین از اکثر اختصارات، شکلک ها (“شکلک ها”استفاده نمی کنیم.

بیان درخواست Requests ها در مکاتبات آکادمیک

عبارات زیر در بیان کردن خواسته ها و درخواست ها پیشنهاد می شود
Would you be so kind as to…
I hope you might be willing to..
When convenient for you, could you please…
I would be most grateful if you…

فرمت نامه نوشتن دانشگاهی

SUBJECT line: concise but descriptive
Start with [Dear] Prof. Doe,
End with Best regards, Regards, Sincerely, Best, Thank you
Use your full name (English order) in the closing of your first message
Proofread and spellcheck (spelling errors are considered lazy and unprofessional)>
برای مطالعه بیشتر به فایل اصلی راهنمای نوشتن و مکاتبات ایمیلی با اساتید دانشگاه ها فایل را دانلود نمایید (اینجا)